DMS
معرفی سامانه
یکی از نیازمندی هایی که در بسیاری از سامانه‌های نرم‌افزاری و به خصوص در سامانه‌های سازمانی مطرح است، مدیریت محتواست. منظور از محتوا می‌تواند هر سند دیجیتالی مثل کتب، تصاویر، نقشه ها، کد منبع، اسناد متنی و … باشد. از این رو امکانات زیرساختی ای که یک سامانه‌ی مدیریت محتوا ارائه میکند شامل ایجاد، مشاهده، ویرایش و حذف اسناد و پوشه ها می باشد. برای نگهداری داده های جانبی محتوا نیز همراه با هر سند یا پوشه باید بتوان فراداده های مرتبط را نیز ذخیره، ویرایش و بازیابی کرد. حساسیت داده ها در یک سامانه سازمانی معمولا نیازمند این است که علاوه بر امکانات پایه ای یادشده، امکاناتی مثل نسخه برداری نیز بر روی محتوا صورت بگیرد. علاوه بر این، ذات سازمانی نرم‌افزار ایجاب میکند در سلسله مراتب افراد در یک سازمان امکانات امنیتی مثل محرمانگی، مجوزهای دسترسی و … بر روی محتوا در سطوح مختلف قابل تعریف باشد. همچنین امکان ایجاد چرخه‌های کاری مختلف بر روی هر یک از اسناد، مبتنی‌بر فرآیندهای استاندارد BPMN باید وجود داشته باشد.
فهرست ویژگی‌ها
این سامانه دارای سه ماژول مدیریت کاربران (پرتال)، مدیریت اسناد و مدیریت فرآیند (در داخل مدیریت اسناد) است. در ادامه ویژگی‌های اصلی هر یک از این ماژول‌ها ذکر می‌شود:
مدیریت کاربران:
درگاه ورود یکتا به کلیه‌ی ماژول‌ها (SSO)
پشتیبانی از SSL
مدیریت کاربران
مدیریت نقش‌ها
نقش‌ها ثابت نیستند و قابل ایجاد یا ویرایش هستند.
امکان مشاهده
امکان مشاهده‌ی تمامی دسترسی‌های موجود در هر یک از ماژول‌ها در ساختار درختی
امکان تخصیص دسترسی‌های دلخواه به نقش‌های مختلف
امکان تخصیص نقش‌های مختلف به کاربران و سمت‌های مختلف
مدیریت ساختار سازمانی: سازمان، نوع سازمان، سمت‌های سازمانی، سطح سمت، سطح محرمانگی سمت و …
نگهداری و نمایش فعالیت کاربران (لاگ عملیات کاربران) در ماژول‌های مختلف و امکان جستجو بر روی آن
امکان ارسال اطلاعیه به کاربران
امکان تبادل پیام‌های شخصی بین کاربران
مدیریت اسناد:
امکان تعریف اسناد و پوشه‌ها (ساختار درختی) به همراه شناسه‌‌ی یکتا
پیمایش ساده بین اسناد و پوشه‌ها (ساختار درختی)
امکان بارگذاری فایل (محتوا) با فرمت دلخواه برای هر سند
امکان تعریف نوع سند، دسته و کلیدواژه (توسط مدیر سیستم)
امکان دسته‌بندی اسناد و پوشه‌ها از وجوه گوناگون
امکان تعیین یک یا چند کلیدواژه برای اسناد و پوشه‌ها
امکان تعیین سطح محرمانگی برای اسناد و پوشه‌ها. دسترسی کاربر (با توجه به سطح محرمانگی سِمت وی) به اسناد و پوشه‌ها با توجه به سطح محرمانگیِ آن‌ها محدود می‌شود.
امکان جستجوی اسناد و پوشه‌ها با فیلترهای مختلف بر روی فیلدهای مختلف (عنوان، نوع سند، دسته‌بندی، کلیدواژه و …)
امکان حذف (منطقی) و بازیابی اسناد و پوشه‌ها
امکان کپی و انتقال اسناد و پوشه‌ها
ثبت و نگهداری سوابق (نسخه‌ها) اسناد و پوشه‌ها با ویرایش آن‌ها
وجود دسترسی‌های گوناگون برای کنترل دسترسی کاربران برای انجام عملیات مختلف بر روی اسناد و پوشه‌ها (ایجاد پوشه، ایجاد سند، ویرایش پوشه، حذف سند و …). این دسترسی‌ها در ماژول مدیریت کاربران به نقش‌های موردنظر تخصیص داده می‌شود.